Os Mistérios da Gestão do Tempo

A habilidade de gerenciar bem o tempo é uma das competências mais valorizadas na atualidade e está intimamente ligada à produtividade pessoal.

Você já reparou como a nossa percepção em relação ao tempo vem mudando, e muito, nos últimos anos? Já observou que o tempo parece escapar por entre os dedos e a sensação de que nunca teremos tempo sufi ciente para dar conta de todos os compromissos se faz presente com grande frequência?

Quando eu era criança, o dia parecia ter uma duração quase infi nita. Era possível estudar, passear, cultivar amizades, praticar esportes, estar junto à família, dentre tantas outras coisas. O Natal demorava muito para chegar… Totalmente diferente dos dias atuais.

Ontem mesmo foi Natal, já passamos pelo carnaval e pela Páscoa, estamos em plena expectativa para Copa do Mundo e, daqui a pouco, estaremos novamente com nossas listas de providências para mais uma ceia no dia 24 de dezembro.

Parece que tudo foi ontem. Parece que tudo foi há alguns anos. Parece mesmo que a vida voa sem que muitos consigam priorizar as coisas que mais trazem alegria e satisfação.

É óbvio que, quando somos crianças, não temos a carga de responsabilidade que carregamos na vida adulta e, por isso, temos a liberdade para experimentar a passagem do tempo de forma mais consciente. No entanto, já existem diversas teorias que demonstram que, de fato, o tempo está passando mais depressa.

A Ressonância de Schumann é uma delas. Em 1952, Winfried Schumann, um físico alemão, constatou que a Terra está sujeita a um campo magnético, no qual existe uma ressonância, com uma frequência de aproximadamente 7,83 hertz (pulsações por segundo). Esse campo magnético funciona como uma espécie de marca-passo, responsável pelo equilíbrio de todas as formas de vida. Verificou-se também que todos os vertebrados e o nosso cérebro são dotados da mesma frequência de 7,83 hertz que, de certa forma, é responsável pela nossa saúde. Até aqui, nenhum grande mistério.

Acontece que, a partir dos anos 80, e de forma mais expressiva dos anos 90, a frequência desse campo magnético passou de 7,83 para 11 e depois para 13 hertz. Esse aumento pode ser entendido como um imenso processo de aceleração no marca-passo da Terra. As evidências de que o “coração” da terra disparou são fartas: variações climáticas que nunca antes haviam sido registradas, neve onde nunca nevou e ondas de calor capazes de matar as pessoas foram notícias recentes para nós; vulcões que há anos estavam adormecidos e agora retomaram suas atividades naturais; um aumento significativo na quantidade de conflitos entre países, povos e pessoas. O próprio comportamento humano tem dado mostras difíceis de acreditar. Apesar de tudo isso, o mais intrigante dado da Ressonância de Shumann é que, por conta dessa aceleração geral, a nossa jornada diária de 24 horas, na verdade, é experimentada com somente 16. Portanto, a sensação de que os nossos dias, assim como a nossa vida, estão passando rápido demais não é ilusória, tem base real e científica.

Lembro-me claramente da imensa expectativa (para não dizer ansiedade) que assolou nossas empresas no final de 1999 com a grande virada do milênio. Muitos planos, apostas, mudanças, previsões boas e ruins. Os departamentos de informática sem a certeza do que poderia acontecer quando os dígitos 99 fossem substituídos por 00. O que podíamos e devíamos esperar dos anos 2000… E cá estamos nós, 14 anos depois.

Parece que foi ontem, assim como tudo.

Você pisca os olhos são 18h, é sexta-feira, é dia 31, é final do ano. Quando percebemos, passaram-se 10 anos de nossa vida e nem sempre conseguimos realizar todos os nossos planos e objetivos da maneira exata como gostaríamos ou planejamos.

Por isso, a habilidade de gerenciar bem o tempo é uma das competências mais valorizadas na atualidade e está intimamente ligada à produtividade pessoal.

O costume de “empurrar com a barriga” ou “deixar para amanhã” nunca vai permitir que você construa uma agenda realista e efetiva para o seu dia.

As empresas hoje em dia são povoadas pelos famosos profi ssionais generalistas, que precisam dar conta de várias áreas, projetos, tarefas, responsabilidades e pessoas. Tudo ao mesmo tempo e com qualidade. As jornadas de trabalho são intensas e o nível de exigência parece aumentar na mesma medida em que nos esforçamos para atender as demandas e entregar bons resultados.

E não importa quão rico você seja ou se o seu orçamento na empresa é ilimitado. Tempo é um recurso que não se renova. Não se compra mais tempo, não se vive duas vezes o mesmo dia, não se acrescenta mais 10 minutos em um dia que para você foi especial. O tempo nos oprime de forma igual: seja você quem for, terá as mesmas 24 horas diárias para viver.

Gerenciar o tempo é saber usá-lo para fazer as coisas que consideramos importantes e prioritárias, seja profi ssional ou pessoalmente. Conseguir organizar a vida de forma a ter tempo para fazer as coisas que realmente gostaríamos de estar fazendo.

Existem muitas ferramentas, modelos e recursos que podem ajudá-lo nesse desafi o. Não falta literatura de qualidade sobre o assunto e algumas dicas simples podem, de fato, causar mudanças positivas. Contudo, o grande equívoco que algumas pessoas cometem é acreditar que a gestão do tempo se condiciona a essas técnicas e recursos externos.

Estamos falando de uma competência que, antes de tudo, é puramente comportamental. Seus hábitos diários e suas atitudes podem trabalhar como verdadeiros adversários e invalidar qualquer técnica, modelo ou ferramenta que você esteja disposto a utilizar.

A procrastinação, por exemplo, que consiste no hábito de adiar tudo até o limite máximo dos prazos não é só perda de tempo, mas também de qualidade e energia. Ela geralmente aparece diante das atividades chatas, difíceis ou demoradas. O costume de “empurrar com a barriga” ou “deixar para amanhã” nunca vai permitir que você construa uma agenda realista e efetiva para o seu dia. Pelo contrário, vai encher sua cabeça de preocupação diante de tantas coisas que você ainda tem por fazer, especialmente se algum imprevisto o impedir de entregar uma tarefa no último minuto do prazo.

O costume de “empurrar com a barriga” ou “deixar para amanhã” nunca vai permitir que você construa uma agenda realista e efetiva para o seu dia.

Pelo contrário, vai encher sua cabeça de preocupação diante de tantas coisas que você ainda tem por fazer, especialmente se algum imprevisto o impedir de entregar uma tarefa no último minuto do prazo.

Vale ressaltar ainda que os imprevistos sempre acontecem, todos os dias. Uma alternativa para vencer a procrastinação é tomar consciência dos reais motivos que o fazem adiar tarefas e, acima de tudo, melhorar o nível de disciplina. Lembre-se que disciplina se resume em fazer o que precisa ser feito.

O perfeccionismo também é um grande vilão na gestão do tempo. É evidente que nos dias atuais a qualidade é um quesito inquestionável, todos nós normalmente alimentamos uma exigência de fazer sempre o melhor. Mas a linha que separa o perfeccionismo saudável, que é ligado às questões de qualidade e excelência, do perfeccionismo nocivo, que dificulta a entrega, é muito tênue. Pessoas que alimentam autoexigências excessivas e também exigem perfeição por parte dos outros podem fazer com que qualquer tarefa não tenha fim. Pessoas perfeccionistas ao extremo podem também, de modo inconsciente, alimentar o medo de decepcionar os outros, a si mesmas, de forma a não querer concluir as atividades. Lembre-se de que todos nós temos limites e que o ótimo pode ser inimigo do bom.

A desorganização também costuma minar até mesmo as mais efi cazes técnicas de planejamento e gestão do tempo.

Coisas fora do lugar ou atividades executadas sem métodos e procedimentos podem atrasar sua vida. As pessoas que mantém seus armários, mesas e gavetas organizados, que criam um sistema lógico para arquivar dados no computador, que colocam o celular e as chaves sempre no mesmo lugar e que planejam na véspera o que irão vestir, geralmente ganham tempo. Existem estatísticas que mostram que uma pessoa desorganizada pode perder até 28 minutos por dia procurando informações que já possui, porém não sabe onde estão guardadas. Já imaginou como seu dia poderia ser diferente se você tivesse esses 28 minutos para cuidar de si mesmo? Ler um bom texto, o capítulo de um livro, fazer uma caminhada, degustar melhor seu almoço, tomar um café com um amigo, ouvir suas músicas preferidas, brincar com seu fi lho, levar seu cachorro para um passeio, assistir um episódio da sua série favorita, namorar um pouco mais, ou simplesmente ficar sem fazer nada e aproveitar os benefícios do ócio.

Além da questão comportamental, existe outro fator de extrema relevância – a difi culdade para identifi car ou estabelecer prioridades. Tenho a impressão de que as empresas, e consequentemente as pessoas, estão acometidas pela “Síndrome da Urgência”. Tudo é urgente, tudo é para ontem e se você não incluir a chancela “URGENTE” nos seus e-mails e demais solicitações, parece que ninguém vai se importar ou se mobilizar para atendê-lo.

Costumo dizer que para uma empresa (ou uma pessoa) que trata tudo como urgente, nada é urgente. A urgência é um dos níveis de prioridade que existem para planejarmos nossas atividades. E se a empresa (ou o seu chefe) coloca todas as demandas nesse nível, está concedendo- -lhe o direito de tratar todas as coisas da mesma maneira, sem distinção.

Se você pretende construir um plano efetivo de gerenciamento do tempo, independentemente de softwares ou ferramentas, sua primeira tarefa é reconhecer a diferença entre atividades urgentes e importantes.

Atividades urgentes são aquelas que estão ligadas a um prazo de execução, com datas determinadas para início e fim; por exemplo, compromissos com data/hora marcada, reuniões, entrega de projetos, relatórios e documentos, reclamações de clientes. As “crises” que acontecem no dia a dia também se qualificam como atividades urgentes, pois elas sempre demandam uma ação imediata por parte das pessoas.

Atividades importantes são aquelas que agregam valor aos nossos objetivos profi ssionais e pessoais, à nossa área de atuação e aos negócios da empresa; por exemplo, planejamento, desenvolvimento, aprendizagem, network, prevenção, empowerment, criação. Essas atividades normalmente não possuem data e hora para serem realizadas, pois seus resultados são percebidos no médio ou longo prazo e elas contribuem para a prosperidade e longevidade da empresa. Um detalhe crucial acerca das atividades importantes: se não forem realizadas por “falta de tempo”, elas naturalmente se transformarão em atividades urgentes. Fico imaginando como deve ser difícil encontrar uma solução criativa para um problema ou construir um relacionamento poderoso, com data e hora marcada.

Faça uma análise sobre a sua rotina e tente identificar quais são suas atividades urgentes e suas atividades importantes. Com essa informação em mãos, talvez fi que muito mais fácil identificar e estabelecer suas prioridades.

Gostaria de fi nalizar compartilhando um pensamento que li recentemente. Por não sabermos o que é realmente importante para nós, tudo parece importante. Porque tudo parece importante, temos que fazer tudo. Infelizmente, outras pessoas nos veem fazendo tudo e, assim, esperam que façamos tudo. Com isso nos mantemos tão ocupados que não temos tempo para pensar sobre o que é realmente importante para nós.

Espero que você consiga se proteger desse círculo vicioso e que o desenvolvimento esteja sempre presente no rol de suas atividades importantes. Ah, e que você gerencie seu tempo adequadamente para executá-lo.

Um grande abraço e até breve.