O novo papel do departamento de compras

Atuação proativa do departamento de compras aufere maior competividade às empresas

Antigamente, os departamentos de compras ocupavam uma posição inferior na hierarquia gerencial, apesar de frequentemente gerenciarem mais da metade dos custos da companhia. Uma empresa comum gasta, aproximadamente, 60% de suas vendas líquidas na compra de bens e serviços. Entretanto, pressões competitivas recentes têm levado muitas organizações a modernizarem seus departamentos de compras e também a elevarem os administradores desse departamento a cargos de diretoria. Atualmente, tais departamentos são assessorados por pessoas com graduação de nível MBA (Master Business Administration) que aspiram ao cargo de diretor-presidente.

Esses departamentos novos e mais estrategicamente orientados foram transformados de “departamento de compras”, que tinham como objetivo encontrar os menores preços, a “departamentos de licitações, compras e contratos”, com a missão de encontrar o melhor produto proveniente de um número menor de fornecedores melhor qualificados. Algumas multinacionais chegaram a elevar tais departamentos ao nível de “departamentos estratégicos de fornecimentos”, ficando, assim, responsáveis pela gestão de recursos e desenvolvimento de parcerias globais.

A valorização e a modernização dos departamentos de compras fizeram com que as empresas fornecedoras de produtos industriais atualizassem seus profissionais de vendas com o propósito de prepará-los adequadamente para o desenvolvimento dos negócios, em pé de igualdade com os novos profissionais das áreas de suprimentos. As transações comerciais passaram a ser orientadas de modo que pudessem contribuir para a consolidação da visão, da missão e dos propósitos da empresa, pois influenciam diretamente os resultados da companhia que, de modo geral, necessita lucrar, crescer e se perpetuar no mercado. Definitivamente, o departamento de compras passou a ser um departamento estratégico.
Mudança de visão
Quando as compras passam a ser vistas dentro de um escopo estratégico, algumas providências precisam ser tomadas. Por exemplo, transferir as aquisições rotineiras aos próprios departamentos solicitantes, principalmente aquelas que agregam pouco valor. Essa evolução é necessária para que o departamento de compras passe a exercer um papel estrategicamente mais proativo quanto a agregar valor, gerar resultados e contribuir para a manutenção da qualidade dos produtos e serviços da empresa.

Assim sendo, é provável que, no futuro, os departamentos de suprimentos sejam estruturados de maneira diversa do que ocorre presentemente. É preciso que se faça uma adequação das rotinas e processos de compras no sentido de administrar, de modo mais competitivo, as cadeias estratégicas de suprimentos. Tais departamentos devem assumir a responsabilidade de determinar a política global de compras que envolvam grandes negociações, enquanto que os itens rotineiros, de valor menor, serão tratados pelos próprios departamentos funcionais.

Na prática, isto já pode ser desenvolvido hoje com o uso de compras via web, catálogos eletrônicos ou estoque consignado, como no caso de aquisições de itens padronizados (standard), por exemplo; rolamentos para manutenção, material de escritório, ferramentas, material elétrico, EPI´s (Equipamentos de Proteção Individual) etc.

Visão estratégica impõe nova postura aos departamentos de compras. Quanto maior a interação com os demais departamentos, maiores são as oportunidades de redução dos custos de manufatura.

Essa é uma tendência de mudança que vem se consolidando rapidamente no correr dos últimos anos. As organizações devem estar preparadas para desenvolver novas práticas de gestão de maneira tão rápida e eficaz, quanto o fazem no desenvolvimento e lançamento de novos produtos e serviços. Por sua vez, isso exige melhorias significativas nos sistemas de comunicação, que servem de interface entre as atividades de compras, produção, marketing, vendas, custos e finanças, do lado interno, tanto quanto permitem a troca de dados e informações com fornecedores e clientes, do lado externo à empresa.
Inovação e Proatividade
À medida que os ciclos de vida dos produtos se tornam cada vez mais curtos, o tempo de reação do mercado vai sendo comprimido. O departamento de compras deve estar preparado para esta realidade, sendo capaz de tomar iniciativas que ajudem no desenvolvimento de novas ideias, produtos e serviços. Atualmente, a velocidade de lançamento de novos produtos é fundamental enquanto diferencial de competitividade. Por esse motivo, toda iniciativa que possa reduzir o tempo de lançamento de um novo produto é sempre bem-vinda. Não custa reforçar que novos produtos não podem ser desenvolvidos e vendidos rapidamente sem a cooperação proativa do departamento de compras.

No mundo globalizado de hoje, um departamento de suprimentos que apenas atenda às requisições de compras da fábrica não faz mais sentido. O departamento de compras deve participar ativamente dos projetos, desde o primeiro momento, quando as áreas de engenharia de produtos, vendas, planejamento, produção, enfim, qualquer departamento que envolva suprimentos esteja preparando algum orçamento, pois sempre poderá sugerir ideias, opções e alternativas que viabilizem soluções mais competitivas. Além disso, por atuarem diretamente com fornecedores, de um modo geral, podem antever difi culdades de abastecimento, problemas cambiais, cartéis etc.
Cooperação e Sinergia
A ideia não é tirar a autonomia de nenhum departamento, seja este qual for, mas atuar de maneira holística e sinérgica, de modo que a soma de competências e conhecimentos contribuam para uma organização sólida e competitiva. Em um mundo em que não há mais espaço para amadores, todo esforço que possa gerar economia e eficácia não deve ser posto de lado. Obviamente, para que a organização funcione a contento dentro dessa nova realidade, há que se criar uma cultura de cooperação e espírito de equipe. Nesse ponto, o papel das lideranças deve convergir para a criação de um contexto organizacional que favoreça essa prática.

Dependendo do estágio de desenvolvimento em que se encontrar a organização, do ponto de vista da gestão, essa mudança de postura poderá custar mais ou menos tempo, contudo são inegáveis os benefícios que tais procedimentos poderão proporcionar aos resultados da companhia. Como se sabe, mudanças levam tempo para serem implementadas e consolidadas, todavia, quando os primeiros resultados surgirem, todo o esforço será compensado. Caberá à liderança manter o foco e a motivação de todos os envolvidos.