Lidere Suas Reuniões

As reuniões são instrumentos muito importantes para a tomada de decisões, mas só conseguirão servir a esse propósito se forem conduzidas de maneira eficiente e produtiva.

Você já contabilizou a quantidade de horas em que você participa de reuniões durante uma semana de trabalho? Se sim, como se sentiu diante deste indicador? Se não, deveria apurar esse número o quanto antes, especialmente se as reuniões das quais você participa não atingem seus objetivos principais e acabam se convertendo em verdadeiros ralos do seu tempo.

É recorrente a queixa de profissionais acerca da quantidade de reuniões que precisam atender todos os dias. A agenda diária é praticamente tomada por uma sequência interminável de reuniões, fazendo com que a execução do trabalho seja postergada para o horário além do expediente oficial.

As reuniões existem para que o conhecimento e a experiência necessários para a resolução de situações específicas sejam compartilhados a partir da opinião de várias pessoas. Na realidade, elas são instrumentos muito importantes para a tomada de decisões, mas só conseguirão servir a esse propósito se forem conduzidas de maneira eficiente e produtiva.

Reunião produtiva é aquela que propicia menor perda de tempo, decisões ágeis, comunicação eficaz, redução de custos e que, ao seu final, deixa nos participantes a sensação de que algo foi realizado e que o tempo investido na sua realização não foi desperdiçado.

Cuidado! Uma pesquisa feita recentemente com mais de 2000 profissionais revelou que 64% dos participantes afirmam que suas reuniões são mal conduzidas na empresa.

Além disso, as reuniões também permitem que as pessoas se mantenham informadas e atualizadas; estabeleçam ou aprofundem seus relacionamentos e ampliem a sua rede de contatos; aprimorem a comunicação, uma vez que podem ser vistas e ouvidas com um foco mais definido; e, principalmente, possam ampliar a sua experiência e proporcionar aprendizado.

Só que a realidade atual das empresas nem sempre mostra esse cenário. A maioria das reuniões é, em alguma medida, pouco produtiva e resulta em tempo e dinheiro perdidos. Uma pesquisa feita recentemente com mais de 2000 profissionais revelou que 64% dos participantes afirmam que suas reuniões são mal conduzidas na empresa. Outros estudos apontam que os gerentes passam 50% de seu tempo em reuniões e os diretores gastam 75% de um dia de trabalho enclausurados em uma sala de reunião. As empresas jogam literalmente no ralo milhões de reais por ano em horas de reuniões improdutivas. Existe uma estimativa que, a cada 100 funcionários, a empresa jogue aproximadamente 500 mil reais no lixo somente com a má condução das reuniões. Já pensou em quantas ações de desenvolvimento poderiam ser implantadas com esse valor?

Nossas empresas precisam urgentemente ser educadas a esse respeito, pois as pessoas criaram e seguem mantendo hábitos nocivos em relação às reuniões. Os horários tanto de início, quanto de término nunca são cumpridos. As reuniões se estendem por duas, três e até quatro horas seguidas, deixando as pessoas esgotadas e sem condições de oferecerem o seu melhor. Muitas pessoas são convocadas e nem sempre todas elas se relacionam diretamente com o assunto, nem tampouco têm autonomia para tomar as decisões necessárias. As reuniões são marcadas em cima da hora, o que impossibilita a boa preparação do participante. A pauta envolve mais assuntos do que o tempo permite tratar de forma eficiente. Durante a condução, o foco é desviado várias vezes, o que favorece a dispersão e o surgimento de conversas paralelas. E você sabe que a lista não terminaria por aqui.

Por isso, vale a pena pensar um pouco a respeito e tentar incorporar essas dicas ao planejamento e à condução das suas reuniões.

Pergunte-se primeiro se existe a real necessidade de se convocar uma reunião ou se o assunto poderia ser tratado diretamente com a pessoa envolvida ou através de alinhamentos feitos por telefone, por exemplo. Muitas vezes, as reuniões assumem um papel “social” maior do que o seu real objetivo e em uma época em que o tempo é o nosso recurso mais caro, escasso e não renovável, a regra é utilizá-lo de maneira consciente e responsável.

A eficácia de uma reunião começa com a correta elaboração de uma pauta. Os itens para discussão ou avaliação devem ser escolhidos de acordo com o seu grau de prioridade ou importância. Os assuntos mais difíceis devem ser discutidos primeiro, para que sejam resolvidos enquanto as pessoas estão mais descansadas. Já os assuntos desagradáveis ou perigosos devem ser tratados em particular ou de forma rápida e direta. É recomendado que os assuntos da pauta estejam conectados a pontos de reuniões anteriores para que se mantenha a continuidade.

Além dos pontos mencionados acima, a pauta deve ser realista. Você deve se certificar se todos os assuntos planejados cabem no tempo disponível de maneira equilibrada e se eles condizem com os participantes que estarão presentes. Em termos ideais, uma reunião produtiva tem, no máximo, uma hora de duração, depois disso os participantes se cansam e podem perder o foco e a paciência. Verifique, também, se algum item da pauta poderá prejudicar o resto da reunião, o que normalmente acontece com assuntos polêmicos e complexos. Se isso se confirmar, talvez seja mais assertivo excluí-lo da pauta e planejar outra reunião em que ele seja o assunto principal.

Depois da elaboração da pauta, é o momento de fazer a convocação. Apenas quem se relaciona com o assunto e tem autonomia para tomar decisões deve ser convocado. É muito comum ver os gestores enviarem alguém do departamento, os famosos “representantes”, quando não têm disponibilidade para participar. Essa alternativa gera perda para todos os lados. O participante não tem tempo para se preparar e, desta forma, não participa ativamente das discussões; como está apenas substituindo alguém, não pode se posicionar com firmeza ou tomar qualquer decisão; sai da reunião do mesmo jeito que entrou e com a terrível sensação de que seu tempo foi desperdiçado. O condutor e os demais participantes também perdem, pois se convocaram uma pessoa, certamente esperam dela alguma informação ou contribuição que, provavelmente, não virá com o substituto.

A eficácia de uma reunião começa com a correta elaboração de uma pauta. Os itens para discussão ou avaliação devem ser escolhidos de acordo com o seu grau de prioridade ou importância.

Os assuntos mais difíceis devem ser discutidos primeiro, para que sejam resolvidos enquanto as pessoas estão mais descansadas. Já os assuntos desagradáveis ou perigosos devem ser tratados em particular ou de forma rápida e direta.

Não se esqueça de mencionar na convocação o horário de início e também o horário de término de reunião, fazendo o máximo esforço possível para cumprir o que foi combinado. Respeitar o tempo das pessoas, além de ser uma questão de educação e etiqueta, contribui para a formação de uma imagem profissional assertiva e diferenciada.

Costumo dizer que o tamanho ideal para que a reunião atinja seus objetivos é o de uma pizza de oito pedaços, ou seja, deve haver pelo menos um pedaço para cada participante (oito pedaços = oito pessoas). Se o grupo for muito grande, as discussões se alongam e podem dificultar o cumprimento da pauta e o respeito ao tempo.

É muito importante que a pauta seja divulgada no momento da convocação. Sendo assim, os participantes podem analisar criticamente o fato de estarem sendo convocados e, principalmente, poderão se organizar e se preparar diante dos assuntos que serão abordados.

Verifique ainda se você está enviando a convocação com tempo suficiente de antecedência para a notificação e o preparo dos participantes. Não há nada pior do que uma reunião “sequestro relâmpago”, para a qual as pessoas são chamadas com trinta minutos de antecedência ou, ainda pior, são literalmente capturadas minutos antes de a reunião começar.

Depois da elaboração da pauta e do envio da convocação, chega o momento de planejar e se preparar para uma condução exemplar. Abra a reunião apresentando seus objetivos e relembrando o conteúdo da pauta. Estimule a participação de todos, equilibrando e mediando as oportunidades para todos falarem e serem ouvidos. Não perca a pauta de vista e assegure-se de que ela seja cumprida dentro do tempo programado.

Permanecer em pé pode ajudar na mediação das discussões e na retomada do foco caso o grupo perca a concentração e se disperse. Utilize um relógio grande no centro da mesa para que todos possam se orientar e, em casos extremos, acione um alarme para garantir que a discussão de um assunto não sacrifique o restante da pauta. Essa medida pode parecer radical em princípio, mas já acompanhei algumas experiências dessa natureza e as pessoas, de fato, aprenderam a utilizar o tempo de forma mais produtiva nas reuniões.

Sabemos que a tecnologia é uma poderosa aliada no mundo corporativo e na rotina dinâmica e veloz que estamos vivendo. No entanto, os smartphones e tablets conectados à internet o tempo todo se constituem, hoje, no principal mecanismo de distração. Por isso, crie regras claras sobre o uso de celulares e computadores e as apresente logo no início da reunião, convidando os participantes a cuidarem dessa questão junto com você.

Uma dica interessante: nunca encerre a reunião com a pergunta “Algo Mais?”. Esse comportamento pode abrir precedentes para a inclusão de assuntos que não estavam previstos e, logo, as pessoas não estarão preparadas para discuti-los. Sem contar ainda que esse pode ser um obstáculo implacável para o cumprimento do horário acordado com os participantes.

Para finalizar o processo, registre a memória da reunião. O registro é importante para o acompanhamento dos assuntos discutidos e para que, na próxima reunião, você não precise ficar retomando o que foi decidido e o que foi combinado. Você pode se utilizar de uma ata, um plano de ação ou qualquer outro documento que deixe explícito e detalhado o que foi decidido, que ações serão tomadas e por quem, e o prazo para o reporte dos resultados.

Reuniões bem conduzidas agregam competências, economizam tempo, geram maior comprometimento e motivação. Se praticadas com frequência e disciplina, podem se transformar em fonte de aprendizado e crescimento para todos. Espero que você se sinta estimulado a aplicar esses conhecimentos na sua próxima reunião e que alcance excelentes resultados.

Espero que você se sinta estimulado a aplicar esses conhecimentos na sua próxima reunião e que alcance excelentes resultados. Um grande abraço e até breve.

Reuniões bem conduzidas agregam competências, economizam tempo, geram maior comprometimento e motivação. Se praticadas com frequência e disciplina, podem se transformar em fonte de aprendizado e crescimento para todos.