Bastidores da Feira da Mecânica

Cerca de duas mil pessoas trabalham para montar a estrutura de um pavilhão que se transforma, em poucos dias, em uma cidade industrial de 85 mil metros quadrados.

A cada dois anos, fabricantes, associações e vendedores de máquinas e equipamentos se preparam para apresentar seus produtos na maior feira do setor metalmecânico do País e a maior feira de negócios da indústria na América Latina. Quando os visitantes chegarem ao Pavilhão de Exposições do Anhembi, entre os dias 20 e 24 de maio, verão 85.000m² prontos para receber, aproximadamente, 100 mil visitantes e mais de 1 mil expositores.

Entretanto, para outras centenas de pessoas, a feira começa uma semana antes da inauguração, durante a montagem de toda a estrutura. Montagem, limpeza, segurança, repecionistas, credenciamento entre outros serviços essenciais para que o evento aconteça. Além daqueles que trabalham junto com os expositores, como a equipe de marketing, preocupada em expor, da melhor forma, seus produtos e suas marcas.

“85 mil metros de feira. É um mundo que acontece aqui em cinco dias de montagem”, diretora da Reed Exhibitions Alcantara Machado, Liliane Bortoluci.

Coordenando a construção da pequena cidade setorial está a equipe da Reed Exhibitions Alcantara Machado, empresa referência em feiras de negócios. Com ela, mais de dez empresas terceirizadas auxiliam na montagem da estrutura. Credenciamento, segurança, hidráulica, tapeçaria, alimentação, limpeza, carregamento, tradução, paisagismo, comunicação visual, manutenção, além de outros serviços que acabam sendo necessários no decorrer do evento.

De acordo com a diretora da Reed Alcantara Machado, Liliane Bortoluci, pelo menos duas mil pessoas trabalham dentro da feira antes, durante e na desmontagem do evento. “85 mil metros de feira. É um mundo que acontece aqui em cinco dias de montagem”, conta.

Embora as empresas tenham liberdade de escolher os fornecedores para montar os próprios estandes, a estrutura base é responsabilidade da organização. “Todo planejamento é interno, mas a execução é terceirizada”, diz Liliane. A diretora explica que o planejamento é essencial para conseguir montar e desmontar a estrutura em menos tempo possível e com qualidade. Afinal, somente o aluguel do Pavilhão do Anhembi custa – por toda a ocupação para o evento, montagem, feira e desmontagem –, aproximadamente, R$ 3 milhões.

Montagem

Para mais de duas mil marcas exporem no pavilhão, uma empresa é contratada para montar a estrutura de base do evento. As divisórias, as salas de negócios, os estandes das associações e empresas parceiras, credenciamento, sala de imprensa, banheiro e até mesmo as salas da própria equipe da Reed ficam a cargo da empresa Cia Set.

Na sua segunda Mecânica, o diretor da empresa parceira oficial da organizadora, Juan Douglas Galdeano Fernandez, diz que o trabalho começa uma semana antes da abertura do evento. “Pego do chão e deixo o estande pronto”, diz Fernandez.

>“Durante a montagem, o pavilhão vira um canteiro de obras, por isso é preciso de equipamentos especializados, como em um ambiente de construção”, sócia-diretora do Grupo Victória Serviços e Atual Segurança, Gabriela Cardozo Secomandi.

As áreas internacionais também são montadas pela empresa. Na última edição da Mecânica foram 1.300 expositores de 47 países diferentes. Mais de cem pessoas ficam envolvidas com a pré-montagem, mas, durante o evento, uma equipe também garante que tudo funcione bem. “Nós também temos uma sala de apoio, onde ficam quatro pessoas, duas do operacional, uma para atendimento e outra comercial”, explica Fernandez.

Limpeza e segurança

Quem visita e quem passa todos os dias do evento no Pavilhão do Anhembi, expositores, funcionários e modelos, com certeza deve se importar com a forma que o Pavilhão é apresentado, seja para agradar aos visitantes ou para tornar as horas de trabalho mais agradáveis.

Para garantir isso, há pelo menos dez anos o Grupo Victória Serviços e Atual Segurança acompanha as feiras de negócios organizadas pela Reed que acontecem em São Paulo e região. O grupo, que se diz responsável por cerca de 50% dos eventos de feiras de negócios que ocorrem em São Paulo, tem no currículo eventos como Bienal do Livro e Salão do Automóvel.

A sócia-diretora, Gabriela Cardozo Secomandi, conta que o trabalho pesado acontece antes da abertura oficial dos portões. “Primeiro, a empresa tem que ter experiência específica em eventos e feiras de negócios, porque, durante a montagem, o pavilhão vira um canteiro de obras, por isso é preciso de equipamentos especializados, como em um ambiente de construção”. Depois disso, o evento exige um serviço compatível a um shopping, explica Gabriela.

É então nesta etapa do trabalho que cerca de cem colaboradores atuam diariamente nos corredores do Pavilhão do Anhembi. Gabriela explica que há uma grande preocupação com a retirada de resíduos e a manutenção e limpeza dos banheiros: usamos isso pra servir de vitrine do nosso serviço – ressalta. “Dependendo do evento, chegamos a retirar até 100 toneladas de resíduos”, conta. Para um evento do porte da Mecânica, a estimativa é que se produza até 60 toneladas de lixo.

Assim como na montagem, a desmontagem também exige muita mão de obra. Enquanto os expositores retornam para suas casas, uma equipe se ocupa em devolver o pavilhão exatamente como ele foi entregue à organização.

Enquanto isso, para montagem e desmontagem do evento, seguranças são responsáveis por cuidar não somente da entrada dos visitantes e expositores credenciados, mas também pelo fluxo dos inúmeros caminhões que entram e saem para carregar e descarregar máquinas e equipamentos. Durante o evento, 50 profissionais se revezam por turno em pontos específicos do pavilhão, bem como em rondas, para garantir a segurança e a ordem dos visitantes e expositores do evento.

Além da prevenção da segurança patrimonial, outra exigência são as normas de segurança, que condizem com a legislação vigente. O Grupo também é responsável pela brigada de incêndio. “É feito um trabalho de treinamento com a equipe do promotor de eventos para o caso de emergência que possa necessitar a evacuação do pavilhão. Além disso, nós treinamos, também, quem trabalha nos eventos”, comenta Gabriela.

Marketing

Fora dos pavilhões do Anhembi, meses antes da abertura oficial da Mecânica, outro grupo de profissionais trabalha arduamente para fazer uma feira de qualidade. Em um evento focado em negócios e tecnologia, com um espaço dividido por grandes empresas e muitas concorrentes, cada marca se prepara como pode para se destacar entre tantas outras. Materiais como flyers, banners, folders, catálogos, vídeos institucionais, bem como planejamento, organização e decoração do estande, são realizados por uma equipe de marketing. Esta, que pode trabalhar diariamente no ambiente da empresa, pode ser contratada para serviços de marketing anual ou somente para cobertura do evento.

A agência J&I Comunicação, que desde 1999 atende empresas do setor metalmecânico que expõem na Mecânica, é um exemplo de agência de marketing terceirizada por empresas do setor. Neste ano, a empresa cuida de sete expositores: Grupo Bener, Makino, Veker, Junker, Mitsubishi EDM/Laser, Bruderer, GF Machining Solutions.

Os serviços prestados a cada cliente variam de acordo com o contrato fechado com a empresa, que podem ser desde a elaboração de materiais impressos para divulgação até o acompanhamento completo do evento. O sócio da empresa, Januário Fabrim, explica que possui clientes em que é responsável por toda área de marketing, como é o caso do Grupo Bener.

“Negociamos desde a compra dos espaços até a estratégia de marketing, contratação de todos os serviços, montagem, realização e desmontagem”, resume Fabrim, em relação ao trabalho dedicado ao Grupo Bener durante a Mecânica. Na edição deste ano, o Grupo estará com dois estandes, um de 240m² e outro de 91m². Toda essa área é minuciosamente estudada pela equipe de Fabrim, juntamente com a diretoria da empresa.

O empresário explica que por se tratar de uma empresa que expõe produtos de grande porte, como máquinas e equipamentos, muitas pessoas são envolvidas no processo e tudo precisa ser muito bem planejado. Por isso, técnicos, engenheiros e profissionais de logística, financeiro e comercial, também se envolvem durante este processo.

Para um evento como a Mecânica, em meados de janeiro e fevereiro o briefing do evento já começa a ser montado.

“Ao longo desses meses já se prepara o catálogo dessas máquinas e, junto também acontece o acompanhamento da assessoria de imprensa, que fará toda a divulgação para o cliente”, fala. No caso da Junker, empresa sediada na Alemanha, o briefing começa a ser discutido até quatro meses antes do evento.

Fabrim admite: a montagem é o maior desafio, o restante é um trabalho contínuo. “No caso de uma empresa como o Grupo Bener, nós temos que ter área de atendimento para um volume grande de pessoas e também uma área para máquinas. Para se ter uma ideia, às vezes preciso de mais de 24 horas para posicionar as máquinas antes de a montadora começar o trabalho”, conta.

Alguns dias antes do início da feira, a equipe da J&I se muda para o hotel do Anhembi para acompanhar de perto toda a montagem do stand: chegada de equipamentos, material de apoio, instalações, posicionamento das máquinas, buffet e recepção. Trabalho de dedicação para satisfazer o cliente que aguarda dois anos para expor seus produtos e fechar novos negócios em uma das maiores feiras de negócios do país.

Assim como a equipe da agência de Fabrim, muitas empresas de outras regiões se mudam temporariamente para São Paulo durante o evento. Este é o caso também do Grupo CIMM, que estará presente em mais uma edição da Mecânica, no estande 141 da rua K.