Alternativas de competitividade em suprimentos para tempos difíceis

O cenário de desaceleração da economia, sobretudo quanto ao desempenho das indústrias de manufatura, pressiona os gestores, de modo geral, para que revisem as suas estratégias de suprimentos.

Área vital para qualquer empresa, os setores de suprimentos devem garantir a manutenção do fluxo produtivo da fábrica, evitando que a falta de insumos ou de qualquer componente ou acessório comprometa a qualidade ou os prazos de entrega da companhia.

Com o propósito de fomentar essa reflexão, seguem algumas ideias que podem contribuir para a otimização do desempenho dessa importante atividade administrativa.

Estratégia criativa
Fazer diferente, sair do lugar comum, renovar os procedimentos, experimentar novas dinâmicas, ousar no estabelecimento de novos relacionamentos e, se preciso for, renovar a equipe favorecendo o desenvolvimento de um ambiente mais criativo e inovador, com profissionais menos conservadores, assim como menos apegados aos velhos pragmatismos da área.

Equipe eficaz
Facilitar a criação e o estabelecimento de um time de profissionais comprometidos com resultados, que tenham know-how e visão sistêmica, além de paixão pelo que fazem. Que sejam profissionais dispostos a desafiar constantemente suas próprias zonas de conforto e tenham a convicção de que não é o tempo de casa que garante empregabilidade ou a estabilidade da companhia, mas, antes disso, a velocidade com que se gera bons resultados.

Inteligência
Todas as pessoas do departamento devem estar atualizadas com as melhores práticas de suprimentos tanto com as que estão em uso, como as que estão em desenvolvimento, em termos globais. Além disso, devem ter bem claro para si quais são as metas gerais da empresa, assim como as respectivas à sua própria responsabilidade, em curto, médio e longo prazo. Devem estar familiarizados com as estratégias a serem empregadas e terem conhecimento claro sobre quais os indicadores e métricas a serem seguidos, pois não se pode gerenciar o que não se pode medir.

As pessoas em primeiro lugar
Pessoas fazem com que as coisas na empresa aconteçam. Se esta parte do processo não estiver bem, em todos os sentidos, não teremos bons negócios, mas apenas negócios. Apesar das transações comerciais ocorrerem entrem empresas, são as pessoas que as viabilizam. Não basta alguém estar alocado no departamento, é preciso que vista a camisa e que aja para fazer a diferença, pois em todos os demais concorrentes há gente se ocupando das mesmas atribuições e com metas semelhantes. Assim, é a competência e o comprometimento de cada um que definirão qual empresa será mais lucrativa ou mais competitiva. A falta de ânimo e a desmotivação das pessoas podem levar toda uma estratégia brilhante ao nocaute.

Você pode escolher entre aprender a surfar ou ser engolido pelas ondas geradas a cada quebra de paradigmas promovida por um mercado em constante agitação.

Quando duas pessoas estão comprometidas com a estratégia da empresa e trabalham com sinergia e em sintonia com seus propósitos, estas valem por três. Por outro lado, se três pessoas trabalham sem ânimo, sem harmonia e desinteressadas pelos objetivos da empresa, estas valem menos do que duas e, não raramente, podem valer zero, uma vez que, além de não ajudar, irão atrapalhar o ritmo e o fluxo dos negócios.

Vale ressaltar que, segundo pesquisas, a maioria das pessoas que pede demissão – estima-se que cerca de 70% delas – não o faz por conta do descontentamento com o salário. Antes disso, sai da empresa por não se sentir reconhecida ou não estar sendo melhor aproveitada dentro do que se julga capaz de realizar.

Para aqueles gestores que consideram que “treinar” a equipe é caro, deveriam ponderar sobre o fato de que “não treiná-la”, talvez, seja ainda mais caro! Um exemplo simples disso se dá com os pilotos de avião. Quando uma aeronave cai por inabilidade de um piloto, em poucos minutos ocorre um prejuízo material enorme e um dano incalculável à imagem da companhia aérea. Isso é fácil de perceber. Metaforicamente, um dano de tal monta seria, para uma empresa, o que um infarto do miocárdio seria para uma pessoa.

Nos outros tipos de empresa ocorre o mesmo, porém em doses homeopáticas. O acúmulo de pequenas desatenções no cotidiano, o somatório de diminutas não conformidades, a apatia de uma equipe de baixa autoestima vão, aos poucos, corroendo a eficácia administrativa. No fim, quando a empresa vai à falência, todos se surpreendem. Também, metaforicamente, seria como alguém que passa anos a fio sem dar a mínima para a saúde, abandonando os checkups médicos periódicos e, de repente, descobre um câncer quando já não há mais o que fazer.

É por esse motivo que, praticamente, toda grande empresa de sucesso não abre mão de um bem elaborado programa de endomarketing, aliado a um planejamento detalhado, com metas específicas por cumprir quanto à capacitação contínua do seu quadro de funcionários.

Procedimentos
Para que o departamento funcione de modo competitivo, não bastam sorrisos e boas intenções ou ainda o uso de cortesia nas relações comerciais. É preciso haver um sistema com protocolos que evidenciem e garantam a eficácia dos procedimentos e dê suporte à eficácia de todas as ações estratégicas do departamento. De preferência, é importante que todo o fluxo dos processos esteja muito bem descrito, seja muito claro, porém evitando ao máximo qualquer burocracia que diminua a velocidade do trabalho. Quanto mais informatizado, melhor. Deve também ser um sistema integrado ao sistema de qualidade da empresa como um todo.

Tais procedimentos devem prever: limites de hierarquia de decisões, por valores, tanto para as cotações, quanto para a sua negociação. Todas as propostas apresentadas devem explicitar seus prazos de validade. Todas elas, mesmo aquelas que dependam de um laudo técnico da engenharia de manufatura ou de outros departamentos afins, devem ser sempre endereçadas a área de compras. Se oportuno, cópias poderão ser endereçadas a outros departamentos de interesse.

O comprador deve participar ativamente de todos os processos orçamentais. Os procedimentos devem documentar todos os quesitos que possam ser razão de equívocos, dúvidas ou eventuais disputas futuras. É preciso que tudo o que for imprescindível esteja explícito e acordado. A ninguém deve caber alegar o desconhecimento desse ou daquele quesito, dessa ou daquela restrição. Todos os envolvidos no processo decisório devem estar devidamente informados sobre tudo o que for fundamental para a eficácia da transação. Um dos grandes objetivos desses documentos é dar transparência e lisura aos processos de aquisições, de modo geral.

Mercado
Suas melhores práticas sempre serão imitadas pela concorrência. Isso exige a implementação de melhorias contínuas, pois a vantagem de hoje não ocorrerá amanhã. Nunca subestime os concorrentes. Eles se movem o tempo todo com o objetivo de superá-lo. Portanto, a tua eficácia deve ser maior do que a deles.

Mantenha-se o mais bem informado possível sobre as tendências de mercado. O que deve ser retirado de linha? O que deverá entrar no lugar e quando? Antecipe-se, seja proativo, planeje seus diferenciais de competitividade com antecedência. Saia na frente da concorrência. Faça certo o que precisa ser feito em prioridade já na primeira vez. O mercado é cruel e não perdoa distrações. Se algo der errado e a empresa perder um projeto, poderá amargar anos até que tenha uma chance de recuperar um grande cliente.

Só existe um chefe no atual mundo industrial, “o cliente” – seja ele externo ou interno, para área de compras. O cliente interno deve ser tão importante quanto o externo, pois é uma área prestadora de serviços para toda a organização. Surpreender o cliente é ajudá-lo a ser eficaz, lucrativo e bem-sucedido. O bom atendimento deve ser sustentado por sistemas no plano organizacional; porém, no plano profissional, é algo que deve vir da alma! Quanto melhor informado sobre a cadeia de valores dos clientes, tanto maiores serão as chances de cativá-lo. Antes de entregar insumos, peças e acessórios a ele, entregue valor, segurança, qualidade, produtividade, experiências positivas, enfim, seja um cúmplice do êxito do cliente. Seja rápido, cortês e assertivo. Controle o que for estratégico. Evite excessos de controles. Fique atento a todos os sinais e tendências vitais para o bom desempenho da organização. A vida não tem ajuste automático para adaptar-se aos desafios que a ela são impostos a cada dia. Você é quem precisa mudar.