Expansão do uso da internet possibilita prática de leilões reversos

A pressão por custos de produção cada vez menores reflete na busca de alternativas agressivas no suprimento das necessidades da manufatura

Com o contínuo e progressivo aumento da competitividade do mercado, as empresas se viram obrigadas a buscar novas alternativas dentro da área de suprimentos. Ante a essa necessidade, uma das soluções encontradas foi a prática dos leilões reversos, o que significou uma quebra de paradigmas nesse campo da administração. Embora não se tenha a data bem definida, estima-se que tal prática tenha começado no início da década passada.

Com a massificação do uso da internet, surgiu a oportunidade para a aplicação desse recurso, a fim de melhorar os ganhos nos processos de compras, principalmente das grandes corporações, que costumam comprar e consumir altos volumes de insumos e commodites. A prática promovia maior visibilidade às necessidades da empresa, em termos de suprimentos, que, com isso, atraía um maior número de fornecedores, aumentando assim seu poder de barganha. Por outro lado, as empresas que venciam as concorrências de fornecimento demonstravam competitividade e ampliavam as próprias chances de expandir seus negócios. Nenhum fornecedor se mantém, por muito tempo, nesse tipo de prática comercial, caso não seja suficientemente competente. Ainda hoje, ser um fornecedor campeão em tais leilões contribui para o fortalecimento da própria imagem, o que pode ser posteriormente explorado em ações de marketing.

Executados em ambiente aberto, os leilões facilitaram o acesso a um expressivo número de candidatos ao fornecimento de cada item colocado em pauta, para receber os lances. Isso também ajudou os compradores a exercerem maior pressão sobre fornecedores tradicionais que, por ventura, estivessem acomodados com o nível de proposta que vinham ofertando. A prática costuma atrair fornecedores das mais diversas origens e níveis de qualidade, portanto é comum haver uma pré-qualificação para que todos os participantes do leilão estejam à altura do que se espera em termos de qualidade e desempenho técnico.

Um fornecedor que arremate grandes volumes no suprimento de alguns itens de insumos ou commodites poderá alimentar a própria linha de produção por algum tempo, contudo estará sempre atento aos processos internos de melhoria contínua, pois sabe que os demais fornecedores que perderam a concorrência do último leilão irão se mexer para tentarem vencer os pedidos futuros. Quanto mais elevados forem os volumes e maiores forem os valores envolvidos, mais acirrada será a disputa, forçando os participantes do leilão a uma aprimorada revisão de suas estratégias de produção, a fim de reduzirem custos finais de fabricação, assim como a uma reanálise de suas margens de lucro, para com isso aumentar suas chances de êxito nos pregões.

Os fornecedores que, na ânsia de obterem os pedidos, simplesmente reduzirem seus preços, sem uma contrapartida na melhoria de processos que lhes permita reduzir proporcionalmente os custos de fabricação, estarão minando sua rentabilidade e poderão sucumbir com a casa lotada de serviço, porém sem fôlego operacional para reinvestir na manutenção do próprio negócio.

Esse é um ponto que também preocupa as próprias empresas organizadoras do leilão. Pressão em excesso pode fazer ruir toda a cadeia de suprimentos. Se os fornecedores lucrarem tão pouco que não lhes permita honrar os compromissos com seus respectivos credores, se não puderem sustentar a folha de pagamento de um grupo adequado de colaboradores motivados e competentes e se, ainda, não obtiverem uma margem mínima que lhes permita continuar investindo em qualidade e tecnologia, poderão perder o interesse pelo leilão ou passar a oferecer produtos no limite mínimo de desempenho e qualidade, ou ainda fecharem as portas.

Assim sendo, embora a prática dos leilões aparente ser algo simples, há uma série de implicações que devem ser ponderadas para que todo o potencial de êxito seja alcançado.

Atenção e cuidados recomendados

Não há dúvidas de que se trata de uma prática vantajosa, principal mente para os compradores, contudo é preciso que se tomem alguns cuidados para não incorrer em erros que poderiam por em risco o êxito desse sistema de compras. Como exemplo, poderíamos citar a falha na especificação dos itens a serem comprados, a credibilidade tanto de quem compra, como de quem vende e a falta de clareza nas regras estabelecidas para esse modelo de negócios.

Apesar das tantas vantagens enumeradas, não é uma prática de uso geral, servindo melhor aos propósitos de empresas que compram itens standard (padronizados) em larga escala, tais como: ferramentas, rolamentos, materiais elétricos, entre outros. O sistema também tem se mostrado útil e adequado na negociação de contratos de alguns serviços como telefonia e limpeza.

Como necessidade básica, para que o sistema funcione a contento, é indispensável a existência ou o desenvolvimento de uma plataforma web (canal de internet) segura e também muita atenção quanto às cláusulas dos contratos. A viabilidade do sistema depende ainda de que haja demanda suficiente e atrativa para o processo, pois o negócio precisa ser bom para ambas as partes, tanto para quem compra, como para quem vende. Em um leilão reverso, baixos volumes não despertariam a atenção dos fornecedores, principalmente dos grandes e melhores do mercado.

Cooperação entre empresas pode viabilizar a prática

Há situações em que empresas, às vezes até concorrentes em seus produtos finais, se unem para montar uma plataforma de compra de itens standard de uso comum. Muitos insumos como parafusos, arruelas, molas, óleos, papelaria, materiais de limpeza, entre outros itens de uso geral, são alguns exemplos de artigos que poderiam, eventualmente, ser comprados em conjunto, a fim de aumentar o volume e, consequentemente, o poder de barganha de um grupo de empresas. Somando necessidades e colocando-as à disposição dos pregões de compra nesses leilões, as compradoras associadas se beneficiam mutuamente, baixando, assim, seus custos finais de aquisição de materiais diversos.

A fim de evitar surpresas, ou seja, não comprar “gato por lebre” e nem deixar que “o barato saia caro”, o comprador pode estabelecer uma base realista de preços de partida. Outro ponto importante é fazer com que as especificações técnicas dos produtos estejam muito claras, pois não adianta comprar a preços mínimos algo que vá comprometer a qualidade dos produtos finais mais à frente.

Suprimentos é uma área estratégica e dinâmica. Quem não se adaptar às novas tendências em tempo, corre o risco de ficar à margem do mercado.

Resultados obtidos a médio e longo prazo

Ainda que a implementação da nova metodologia possa dar algum trabalho, até por conta da resistência inicial dos fornecedores em acreditar nas regras e na plataforma eletrônica, as economias geradas podem ser animadoras. A título de exemplo, houve um caso de uma multinacional que obteve uma redução de 27% nos custos com telefonia, o que gerou uma economia anual de milhares de reais ao ano.

A dinâmica dos leilões reversos permite que, no fechamento dos pregões, os fornecedores apresentem seus lances em tempo real, enquanto o comprador segue, por meio de gráficos dinâmicos, o andamento do leilão. Os fornecedores acompanham os valores dos lances dos respectivos concorrentes sem saber qual deles está fazendo que lance. Por outro lado, o comprador sabe exatamente qual fornecedor está fazendo cada um dos lances. Após o término do leilão, o sistema define o vencedor seguindo os critérios estabelecidos pelo comprador. Pode ocorrer de haver mais de um vencedor, no caso de compras por itens, gerando uma notificação que segue via internet para cada fornecedor, convocando-os para a assinatura do contrato de fornecimento.

Existem vários benefícios provenientes do eficiente processo online utilizado no leilão reverso. Além da diminuição direta do custo de aquisição do produto e/ou serviço e da diminuição do custo operacional do processo de compra, quando comparado com o modelo tradicional, um grande diferencial que vem se destacando é a transparência no processo de compras. Isto ajuda a manter uma relação saudável entre o comprador e seus possíveis fornecedores.

Outras possibilidades
Exploramos bastante os sistemas eletrônicos via internet, mas não é a única metodologia, pois é possível fazer também o leilão presencial. Nesse caso, reúnem-se alguns fornecedores em um local, com algumas salas em separado (em um hotel, por exemplo) e, uma vez definidas as regras, o comprador visita as salas em busca da melhor oferta. Obviamente, cuidando para que não haja contato entre os diversos fornecedores, o que é fundamental para preservar a qualidade do processo.

Esse artigo não tem o propósito de explorar todas as nuances que envolvem um leilão reverso, mas sim apresentar essa ferramenta de negociação como uma alternativa viável e que, em muitas situações, pode ser extremamente vantajosa.