A compra de máquinas e equipamentos

O êxito na aquisição de máquinas e equipamentos está estritamente ligado à eficácia do planejamento prévio do que realmente se necessita, promovendo o envolvimento e a cooperação de todos os setores interessados nas decisões de compras.

O processo de compra de máquinas e equipamentos nas organizações costuma promover momentos tensos, pois sempre a área técnica anseia comprar um equipamento de última geração, que possa atender, com sobra, todas as carências existentes na linha de produção, local onde ele será aplicado. Contudo, as decisões tomadas podem frustrar os requisitantes caso não estejam muito bem preparados para justificar o porquê de suas escolhas. De modo geral, os responsáveis pela aprovação dos investimentos são céticos e orientados, exclusivamente, pela razão – praticamente nada pela paixão. Quando tais investimentos envolverem, principalmente, valores significativos, os aprovadores irão sempre questionar se não haveria alguma alternativa em condições de proporcionar o mesmo resultado por um custo menor.

Em geral, a área requisitante supre a expectativa de que tal investimento será aprovado imediatamente, dada a lista de argumentos que levantaram junto aos responsáveis pelas áreas técnicas, tais como, produção, planejamento, qualidade e engenharia de manufatura. Ocorre, no entanto, que outras áreas da organização fazem parte do processo de liberação dos investimentos e, por vezes, têm outros aspectos a serem vistos além dos exclusivamente técnicos, tais como: retorno do investimento versus vida útil do equipamento, fluxo de caixa, projetos futuros que possam se beneficiar do equipamento ou máquina pretendidos e podem, também, ponderar sobre a possibilidade de se aplicar um retrofitting (atualização tecnológica via manutenção ou reparo) em algum equipamento já em uso.

Um item sempre complexo na hora de liberar os investimentos são os equipamentos voltados para a área de IT (Information Technology ou Tecnologia da Informação), pois sempre enfrentarão questionamento do tipo: Será mesmo que temos que adquirir uma nova tecnologia? É mesmo necessária uma nova versão? Não seria possível um remanejamento de equipamentos entre as áreas? Por que tal pessoa precisaria de um novo equipamento? Assim, as justificativas precisam ser muito bem elaboradas pela área técnica, esclarecendo, por exemplo, que não é mais possível operar o sistema SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing – Sistemas de Aplicação e Produtos em Processamento de dados) em um equipamento que utiliza o sistema operacional Windows XP.

Outro ponto a ser considerado, caso a fase de aprovação dos investimentos já tenha sido superada e a “aquisição” em si já esteja na lista de pendências da área de suprimentos, é a necessidade de se exigir da área requisitante a elaboração de um dossiê, em que constem todas as informações necessárias para que o mercado apresente uma cotação à altura das necessidades do projeto. Se for um Centro de Usinagem CNC (Computer Numerical Center), por exemplo, é imprescindível que se determine quantas peças por hora a máquina deverá produzir, quais as tolerâncias dimensionais requeridas para as peças a serem executadas, quais as exigências de acabamento superficial dos componentes a serem usinados e quais as garantias de qualidade e repetibilidade – além de pontos importantes como prazo de entrega, condições de pagamento, condições de frete (CIF, FOB etc.), multa por atraso, entre outros itens de importância.

Uma boa especificação deve ser um documento redigido de forma clara e objetiva sem deixar margem para interpretações dúbias nas entrelinhas. O requisitante deve ser preciso quanto ao que quer, quando quer, como quer e quais os desdobramentos e consequências, caso ocorra algum problema de qualidade ou atraso. É imprescindível que fiquem claras quais as responsabilidades e normas a serem atendidas, quais as formas de pagamento, pré-requisitos para aprovação do projeto, entre outros tópicos. Recomenda- -se que a entrega do dossiê seja feita de forma presencial, colocando à mesa todos os interessados no processo, para facilitar o esclarecimento de quaisquer dúvidas que possam surgir.

Outra recomendação importante é conhecer todos os fornecedores participantes da concorrência, levantando sua saúde financeira por intermédio do Serasa. Ver como é a relação com sua base de clientes, visitar projetos já realizados, conhecer os principais responsáveis pela empresa (diretores, presidentes) etc. Esta tarefa deverá ser conduzida em conjunto com a área requisitante.

É também importante considerar a possibilidade de aquisição no mercado internacional. Nesse caso, deverá ter um planejamento com prazo bem maior do que a aquisição no mercado nacional, pois é um processo totalmente diferente a começar pelo aguardo do pronunciamento da Abimaq ou do manifesto de algum fornecedor local, informando sobre a questão da similaridade a produtos nacionais. Portanto, é bom contar com a presença de um especialista em comércio exterior envolvido no processo e também de um despachante aduaneiro.

O atendimento das especificações técnicas é apenas parte do que se deve levar em conta nos processos de compras de máquinas e equipamentos.

Após o processo de aquisição ser encaminhado, deve-se aguardar a entrega das cotações pelos fornecedores participantes, preferencialmente em envelope lacrado e aberto em conjunto com o auditor da empresa ou uma segunda pessoa de hierarquia superior. De posse das informações, é de suma importância que a área técnica valide o conteúdo das ofertas, formalmente, por meio de uma planilha de pontuação (score), para que se tenha o devido respaldo na consolidação do processo comercial e finalização da compra.

Se o prazo de entrega for muito longo, sugere-se a elaboração de um contrato para firmar o acordo entre as partes, pois nesta condição pode-se incorrer no risco de algumas mudanças nas condições negociadas, por exemplo, mudança de tributos, troca de pessoas nas organizações que fizeram parte do processo negocial etc.

Apesar de nossas limitações para enfrentar os desafios a nós impostos, precisamos enxergar que somos pérolas únicas no teatro da vida e entender que não existem pessoas de sucesso ou pessoas fracassadas. O que existe são pessoas que lutam pelos seus sonhos ou desistem deles. Ser criterioso e organizado é quase sempre uma garantia de sucesso em todas as instâncias, sejam essas de ordem profissional ou particular a cada organização ou indivíduo.