Mercado volátil impõe grandes desafios à área de suprimentos

Oscilações contínuas nas demandas por partes, insumos e componentes exigem alta flexibilidade e respostas rápidas, que só uma administração proativa poderia conciliar.

Antes de entrar no assunto em si, gostaria de falar um pouco da área, de suas definições e abrangências. Suprimento é o item administrado, movimentado, armazenado, processado, transportado e está intrinsicamente ligado à área de logística. O termo surgiu junto com a evolução da ideia de cadeia de suprimentos e costuma ser utilizado para definir diversos tipos de insumos e materiais necessários à operação da fábrica.

Na logística, os suprimentos compõem a função principal de toda a cadeia. É com base nas características dos suprimentos que a logística define seus parâmetros de lead time (tempo total de produção de um determinado bem), tipos de embalagem, as características dos equipamentos de movimentação e modais de transporte, áreas de armazenamento e também os recursos humanos e financeiros necessários para garantir suas respectivas operações.

A logística é quem garante a disponibilidade do item dentro dos prazos e quantidades estabelecidas pelas áreas de compras, planejamento e programação da produção.

No tempo em que a logística era somente uma operação de guerra e não fazia parte das empresas, a palavra “suprimentos” era muito utilizada para definir as munições, alimentos e equipamentos necessários às atividades bélicas. É importante nunca confundir suprimentos com matéria-prima, pois matéria-prima é apenas um dos itens de suprimentos.

A gestão da cadeia de suprimentos abrange todas as atividades relacionadas com o fluxo e transformação de mercadorias, desde o estágio da extração da matéria-prima até a entrega do bem manufaturado ao usuário final. Ela estuda e atua sobre cada etapa deste processo, procurando otimizar a comunicação dos entrepostos inerentes a tais operações, assim como garantir um rendimento ótimo ao trânsito dos bens materiais (ao longo do sistema produtivo), buscando obter vantagens competitivas que possam garantir, na medida do possível, a máxima produtividade sob o mínimo custo sem que, para isso, comprometa tanto a satisfação do cliente, quanto a rentabilidade necessária à manutenção e crescimento dos negócios da empresa. Em suma, a cadeia de suprimentos envolve todos os níveis de fornecimento do produto desde a matéria-prima bruta até a entrega do produto no seu destino final (DANTAS, 2005, p. 148), além do fluxo reverso de materiais para reciclagem, arte e devoluções.

Podemos definir suprimentos como um processo composto por diversos subprocessos. Uma empresa pode ser dividida em Suprimentos, Produção e Distribuição; em que, onde termina o processo de distribuição de uma organização, começa o processo de suprimentos da organização seguinte.

Informações também podem ser consideradas suprimentos, como no caso dos teleatendimentos. Exemplo: uma empresa prestadora de serviços de call center fornece informações necessárias à correta escolha e aplicação dos produtos que representa. Assim, o “atendimento ao cliente” torna-se um supridor de conhecimento.

Os subprocessos de suprimentos mais comuns são:

Gestão de transporte – inbound (de chegada);

Gestão compras/aquisição; e

Movimentação e alimentação da linha de produção.

Apesar de hoje não estar mais atuando diretamente, meus anos de carreira atuando em suprimentos me trouxeram a convicção de que essa é a melhor área para se entender uma organização como um todo, pois permite ao profissional ter uma visão sistêmica e holística da companhia, dada a necessária interação com, praticamente, todos os demais departamentos da empresa, contribuindo para a formação de um networking (rede de contatos profissionais) incrível. Vejamos um exemplo:

O supridor faz uma chamada de material via sistema – MRP, SAP, EDI – para o fornecedor (Compras), acerta a coleta com a transportadora (Logística) e o material dá entrada na portaria (Segurança Patrimonial) via recebimento fiscal (Contabilidade). O recebimento físico confirma o material e segue para a área de inspeção (Qualidade). Caso haja algum problema, ele consulta o pessoal técnico responsável (Engenharia) para verificar se haverá algum impacto na produção (Planejamento) e segue com o material para o estoque (Almoxarifado) ou para a produção (Fábrica).

A fim de complementar esse panorama macro da área de suprimentos, fiz algumas entrevistas com profissionais desse departamento para identificar quais os desafios que eles têm enfrentado mais recentemente e levantei os seguintes itens:

– Distância entre as áreas internas fornecedoras para as áreas a serem supridas.

– Falta de visão sistêmica no processo de tomada de decisões que envolvam a cadeia de suprimentos.

– Volatilidade da demanda proveniente dos clientes; por exemplo, no caso de montadoras em que há uma flutuação contínua nos volumes de peças e componentes solicitados.

– Tempo de reação dos fornecedores que trabalham com produtos importados.

– Possíveis divergências de foco entre os diversos departamentos; por exemplo: a ‘produção’ que foca produtividade e o ‘suprimentos’ que foca a satisfação das necessidades do cliente – prazos, quantidades, variedade de itens etc.

– Erros de estoque: derivados de problemas de apontamento de refugos (omissão).

– Metas de estoque baixo versus um alto volume de produção.

– Questões ligadas ao transporte.

O que podemos tirar de conclusão do quadro exposto acima é que a maioria dos problemas se origina no relacionamento entre chefias e departamentos. A solução implica na necessidade de se ter uma visão holística e crítica quanto aos resultados do processo. É imprescindível que todos se conscientizem de que os interesses da organização vêm antes dos interesses particulares de cada setor. É muito comum os departamentos ficarem em defesa somente de seus territórios. É preciso desarmar os ânimos do egocentrismo e deixar claro para todos que quando a empresa ganha, todos ganham, ainda que indiretamente. Em outras palavras, o êxito geral da empresa depende diretamente da qualidade dos relacionamentos interdepartamentais, ou seja, os interesses particulares de um determinado departamento não devem por em risco o resultado operacional da organização como um todo.

A eficácia do setor de suprimentos está intimamente ligada a uma administração proativa quanto às dinâmicas dos mercados. Assim, se sabemos que nosso cliente opera com fortes variações de demanda, quanto mais próximos dele operarmos, quanto mais cedo pudermos antecipar tais variações e quanto mais flexíveis e melhor equipados para responder, rapidamente, a tais oscilações, muito maiores serão as chances de sucesso. Outro ponto importante também é buscar o estabelecimento de certas regras que permitam flexibilidade e contribuam para o êxito mútuo, tanto de quem fornece, quanto de quem compra, pois os bons resultados de um não podem custar a falência do outro.